Un proceso disciplinario laboral es el procedimiento mediante el cual un se investiga la posible comisión de conductas prohibidas por la legislación laboral, el reglamento interno de trabajo y/o el contrato de trabajo, por parte de uno de los trabajadores de la empresa. Al mismo tiempo, es el espacio donde el trabajador puede presentar su defensa, justificar su comportamiento y rechazar las acusaciones. Es esencial que tanto empleadores como empleados comprendan las etapas de este proceso para garantizar un manejo adecuado.

Lo primero que deben tener en cuenta empleadores y trabajadores, es que el procedimiento disciplinario debe establecerse en el reglamento interno de trabajo de la empresa, y debe contener unos elementos mínimos que a continuación te explicamos, aclarando que cada empresa podrá diseñar el procedimiento como más se ajuste a las condiciones propias de la misma:

1. Elaboración de informe y notificación formal de la citación para diligencia de descargos al trabajador

Cuando el empleador conoce de la presunta falta disciplinaria de un trabajador, debe elaborar un informe donde de relacionen los hechos que rodean la conducta, la tipificación y la posible sanción, de manera que, con base en ese informe, le comunique al trabajador (preferiblemente por escrito) de la fecha y hora en la que se llevará a cabo la diligencia de descargos; esta citación debe contener:

• Los cargos disciplinarios formulados y las presuntas faltas cometidas.
• El derecho del trabajador a asistir a la audiencia acompañado de dos testigos (compañeros de trabajo) que puedan verificar que el acta de descargos sea fiel a lo sucedido.
• La fecha, hora y lugar en los que se llevará a cabo la diligencia. Es recomendable que la audiencia se celebre al menos dos días hábiles después de la notificación para darle al trabajador tiempo suficiente para prepararse.

2. Audiencia de Descargos: Explicación y Defensa del Trabajador

La audiencia de descargos es una de las etapas más importantes en el proceso disciplinario. En esta fase, se deben comunicar al trabajador las faltas que se le imputan y las sanciones correspondientes, según lo establecido en su contrato de trabajo, el Reglamento Interno de Trabajo (RIT) o el Código Sustantivo del Trabajo. Es crucial que los cargos mencionados coincidan con los formulados en la citación.

Además, se debe presentar al trabajador las pruebas que respaldan los cargos y las circunstancias en las que presuntamente ocurrieron los hechos. Posteriormente, se le debe dar al trabajador la oportunidad de defenderse, aportar pruebas y explicar su versión de los hechos.

Al concluir la audiencia, es necesario levantar un acta de descargos que detalle las preguntas, respuestas y cualquier declaración realizada por el trabajador en su defensa. El trabajador debe firmar el acta para confirmar que el contenido es fiel a lo ocurrido. En caso de negativa, los testigos pueden firmar el acta, dejando constancia de la negativa del trabajador.

3. Toma de Decisiones y Notificación Final al Trabajador

Una vez que se ha levantado el acta de descargos, la empresa debe tomar una decisión, que puede ser:

• Terminación del contrato de trabajo por una causa justificada, de acuerdo con lo estipulado en el contrato, el RIT o la ley.
• Imposición de una sanción menos severa, como una amonestación o suspensión, si se considera que la falta no amerita una medida tan drástica de acuerdo con la escala de faltas.
• No imponer ninguna sanción si no existen pruebas suficientes o los cargos son infundados.

La decisión final debe ser notificada al trabajador por escrito, indicando los recursos disponibles para impugnar la decisión. También debe informarse la posibilidad de recurrir a la jurisdicción ordinaria si el trabajador no está conforme con la resolución.

Un proceso disciplinario es una herramienta fundamental para garantizar el cumplimiento de normas dentro de la empresa, pero debe ser manejado de manera justa y transparente. Es crucial que se respeten los derechos del trabajador durante todo el proceso para evitar posibles conflictos legales.

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